I. INFORMATIONS GÉNÉRALES
La Charte ci-dessous détaille la politique des hôtels White 1921 (ci-après « Hôtel ») ses restaurants et spas, exploités par la société LVMH Hotel Management (ci-après « LVMH HM ») en matière de protection des données personnelles.
Cette Charte s’applique à toutes les informations, données personnelles fournies par vous-même, ou recueillies lors de votre séjour dans les Hôtels ou lors de votre navigation sur le site Internet www.white1921.com (ci-après désigné le "Site ").
Par l’intermédiaire du Site, les Hôtels et/ou LVMH HM peuvent être amenés à collecter les données personnelles de toute personne adressant une question aux Hôtels et/ou à LVMH HM via la rubrique "Contact" du Site ou effectuant une réservation de séjour en ligne dans un établissement exploité par LVMH HM.
Toute information de nature personnelle que vous pourrez être amené à transmettre aux Hôtels et/ou à LVMH HM est soumise aux dispositions de la Loi n° 78-17 Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 (modifiée) et à la réglementation européenne en matière de protection des données personnelles.
II. VOS DROITS
Vous disposez d’un droit d'accès, de rectification, à l’effacement, d’opposition au traitement, de limitation de traitement, à la portabilité des données qui le concernent, de retirement à tout moment de son consentement au traitement de ses données fondés sur son consentement, d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle, ainsi que le droit de décider du sort de ses données personnelles après la mort, qu’il peut exercer à tout moment en adressant un courrier à l’adresse suivante : LVMH HM, 24-32 rue Jean Goujon, 75008 Paris, France ou à l’adresse e-mail suivante : dataprivacy@white1921.com
III. GESTION DES DONNÉES PERSONNELLES
3.1 Finalités de la collecte des données
La collecte des données à caractère personnel permet aux Hôtels et/ou à LVMH HM :
- de répondre aux messages que vous envoyez sur le Site via la rubrique "Contact" et de vous fournir des informations sur les services d’hôtellerie et de restauration de l’Hôtel ;
- de vous permettre de réserver en ligne ou sur place des séjours dans les Hôtels ;
- de gérer votre séjour dans les Hôtels ;
- de vous offrir la meilleure expérience possible et de vous garantir le même service personnalisé, aujourd'hui et à l'avenir, lors de leurs séjours dans les Hôtels;
- de gérer les inscriptions et désinscription à la newsletter ;
- après votre accord préalable, de vous communiquer des renseignements relatifs aux Hôtels, ses services, ainsi que des messages de prospections commerciales ;
- de gérer les questions comptables et financières et les contentieux potentiels.
Les informations indispensables pour répondre à vos demandes, telles que les nom, prénom, adresse, email, sont mentionnées par un triangle ou un astérisque sur les formulaires de collecte. Si les champs comportant un triangle ou un astérisque ne sont pas renseignés, les Hôtels et/ou LVMH HM ne pourra traiter les demandes.
3.2 Conservation des données à caractère personnel
Les données sont conservées pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités suivantes :
Gestion des données clients :
- En base active (immédiatement accessible) : vos données seront conservées pendant toute la durée de la relation et 5 ans après la fin de celle-ci. Les données du passeport seront conservées pendant la durée du séjour.
- En base archive (accès limité) : les données pourront être conservées 5 ans après l’expiration de la durée de conservation des données en base active. A votre demande et après votre accord préalable, les données du passeport seront conservées jusqu’à l’expiration de la date de validité du passeport concerné.
Gestion des données sensibles :
- Vos données seront conservées pendant toute la durée de votre séjour. Avec votre consentement et pour votre confort, vos données seront conservées pendant 5 ans après votre dernier séjour dans un hôtel du groupe
Gestion des paiements :
- En base active : vos données de paiement seront conservées pendant toute la durée de la transaction.
- En base archive : à votre demande et après votre accord préalable, les données de paiement (hors cryptogramme) seront conservées jusqu’à l’expiration de la date de validité de la carte de paiement ou autre moyen de paiement.
Gestion financière et comptable :
- En base active : les données seront conservées jusqu'à clôture de l'exercice comptable et approbation des comptes.
- En base archive : les données seront conservées 10 ans après l’expiration de la durée de conservation des données en base active
Gestion des cookies et autres traceurs :
- Les cookies de session sont conservés pour la durée d'une session.
- Les cookies et traceurs soumis à votre consentement sont conservés 13 mois à compter de votre consentement.
- Les cookies permettant la traçabilité des internautes et les adresses IP sont conservés 13 mois à compter de la première visite.
Newsletter :
Vos données seront conservées aussi longtemps que votre abonnement sera actif.
Prospection commerciale :
Vos données seront conservées 3 ans après le dernier contact ou sans réponse après deux sollicitations successives.
3.3 Destinataires des données
Les destinataires de vos données à caractère personnel sont en particulier :
- LVMH Hotel Management ;
- Les Hôtels (la liste actuelle peut être consultée sur notre site www.white1921.com) ;
- Orchestra, éditeur du logiciel de Property Management System permettant la gestion des réservations et fichiers clients au sein des hôtels ;
- Availpro, éditeur du logiciel permettant les réservations en ligne sur notre site.
Et plus généralement :
- Le prestataire d’hébergement du site de réservations en ligne ;
- Les prestataires de gestion des transactions e-commerce ;
- Les établissements financiers et les prestataires de paiement en ligne.
Les Hôtels et/ou LVMH HM ne transmettent vos données à un tiers que lorsque :
- Vous avez donné votre accord préalable aux Hôtels et/ou à LVMH HM pour le partage de ses données avec ce tiers ;
- Les Hôtels et/ou LVMH HM doivent partager les données avec ce tiers pour fournir le service demandé ou répondre à votre demande ;
- Les Hôtels et/ou LVMH HM sont enjoints par toute autorité (notamment judiciaire ou administrative) compétente de lui communiquer les données en question.
3.4 Transferts de données à l’étranger
Les destinataires de vos données peuvent se situer à l’étranger, y compris en dehors de l’Espace Economique Européen. Tout transfert de vos données en dehors de l’Espace Economique Européen est effectué moyennant des garanties appropriées, notamment contractuelles, en conformité avec la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles.
Vous pourrez obtenir une copie des garanties appropriées en adressant un courrier à l’adresse suivante : LVMH HM, 24-32 rue Jean Goujon, 75008 Paris, France ou à l’adresse e-mail suivante : dataprivacy@white1921.com
3.5 Sécurité et confidentialité des données personnelles
Les Hôtels et/ou LVMH HM ont instauré des mesures de sécurité technique et organisationnelle conformes à l’état de l’art, notamment en ce qui concerne la sécurité de son système d’information. Les Hôtels et/ou LVMH HM se sont efforcés de mettre en place toutes mesures utiles pour préserver la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles traitées et empêcher qu’elles ne soient altérées, endommagées, détruites ou que des tiers non autorisés y aient accès. Dans le cadre de réservations et afin de participer à la politique de sécurité des Hôtels et/ou LVMH HM, vous devrez saisir un mot de passe, associé un compte client, lesquels vous seront strictement personnel.
IV. TÉMOINS DE CONNEXION, « COOKIES »
4.1 Qu'est-ce qu'un cookie ?
Un cookie est un fichier texte susceptible d'être enregistré dans un espace dédié du disque dur de votre terminal (1) à l'occasion de la consultation d'un service en ligne grâce à votre logiciel de navigation. Un fichier cookie permet à son émetteur d'identifier le terminal dans lequel il est enregistré, pendant la durée de validité ou d'enregistrement dudit cookie.
(1) Le Terminal désigne l'équipement matériel (ordinateur, tablette, smartphone ...) que vous utilisez pour consulter ou voir s'afficher un site, une application, un contenu publicitaire etc.
4.2 Les Cookies que nous émettons sur notre site
Lorsque vous vous connectez à notre Site, nous pouvons être amenés, sous réserve de vos choix, à installer divers cookies dans votre Terminal nous permettant de reconnaître le navigateur de votre Terminal pendant la durée de validité du cookie concerné.
Les Cookies que nous émettons nous permettent :
- d'établir des statistiques et volumes de fréquentation et d'utilisation des divers éléments composant notre Site (rubriques et contenus visités, parcours), nous permettant d'améliorer l'intérêt et l'ergonomie de nos services ;
- d'adapter la présentation de notre Site aux préférences d'affichage de votre Terminal (langue utilisée, résolution d'affichage, système d'exploitation utilisé, etc) lors de vos visites sur notre Site, selon les matériels et les logiciels de visualisation ou de lecture que votre Terminal comporte;
- dans la mesure où vous nous avez fourni des données personnelles vous concernant, notamment vos coordonnées électroniques, lors de votre inscription ou de votre accès à l'un de nos services, d'associer ces données avec des informations de navigation relatives à votre Terminal afin de vous adresser, par exemple, des prospections électroniques susceptibles de vous intéresser personnellement ;
- de mémoriser des informations relatives à un formulaire que vous avez rempli sur notre Site (inscription ou accès à votre compte) ou à des produits, services ou informations que vous avez choisis sur notre Site (service souscrit, détails d’une réservation, etc.) ;
- de vous permettre d'accéder à des espaces réservés et personnels de notre Site, tels que votre compte, grâce à des identifiants ou des données que vous nous avez éventuellement antérieurement confiés ;
- de mettre en œuvre des mesures de sécurité, par exemple lorsqu’il vous est demandé de vous connecter à nouveau à un contenu ou à un service après un certain laps de temps.
4.3 Vos choix concernant les cookies
Plusieurs possibilités vous sont offertes pour gérer les cookies. Tout paramétrage que vous pouvez entreprendre sera susceptible de modifier votre navigation sur Internet et vos conditions d'accès à certains services nécessitant l'utilisation de Cookies. Vous pouvez faire le choix à tout moment d'exprimer et de modifier vos souhaits en matière de cookies, par les moyens décrits ci-dessous.
4.3.1 Les choix qui vous sont offerts par votre logiciel de navigation :
Vous pouvez également configurer votre logiciel de navigation de manière à ce que des cookies soient enregistrés dans votre Terminal ou, au contraire, qu'ils soient rejetés, soit systématiquement, soit selon leur émetteur. Vous pouvez également configurer votre logiciel de navigation de manière à ce que l'acceptation ou le refus des cookies vous soient proposés ponctuellement, avant qu'un cookie soit susceptible d'être enregistré dans votre Terminal. Pour plus d'informations, consultez la rubrique "Comment exercer vos choix, selon le navigateur que vous utilisez ?"
(a) L’accord sur les Cookies
L’enregistrement d’un cookie dans votre Terminal est essentiellement subordonné à votre volonté, qui peut s'exprimer à tout moment et gratuitement à travers les choix qui lui sont offerts par son logiciel de navigation. Si vous avez accepté dans votre logiciel de navigation l’enregistrement de cookies dans votre Terminal, les cookies intégrés dans les pages et contenus que vous avez consultés pourront être stockés temporairement dans un espace dédié de votre Terminal. Ils y seront lisibles uniquement par leur émetteur.
(b) Le refus des Cookies
Si vous refusez l'enregistrement de cookies dans votre Terminal, ou si vous supprimez ceux qui y sont enregistrés, vous ne pourrez plus bénéficier d'un certain nombre de fonctionnalités qui sont néanmoins nécessaires pour naviguer dans certains espaces de notre Site. Tel serait le cas si vous tentiez d'accéder à nos contenus ou services qui nécessitent de vous identifier. Tel serait également le cas lorsque nous ou nos prestataires ne pourrions pas reconnaître, à des fins de compatibilité technique, le type de navigateur utilisé par votre Terminal, ses paramètres de langue et d'affichage ou le pays depuis lequel votre Terminal semble connecté à Internet.
Le cas échéant, nous déclinons toute responsabilité pour les conséquences liées au fonctionnement dégradé de nos services résultant de l'impossibilité pour les Hôtels et ou LVMH HM d'enregistrer ou de consulter les cookies nécessaires à leur fonctionnement et que vous auriez refusés ou supprimés.
(c) Comment exercer vos choix, selon le navigateur que vous utilisez ?
Pour la gestion des cookies et de vos choix, la configuration de chaque navigateur est différente. Elle est décrite dans le menu d'aide de votre navigateur, qui vous permettra de savoir de quelle manière modifier vos souhaits en matière de cookies.
Pour Internet Explorer™ : http://windows.microsoft.com/fr-FR/windows-vista/Block-or-allow-cookies
Pour Safari™ : https://support.apple.com/kb/ph21411?locale=fr_CA
Pour Chrome™ : http://support.google.com/chrome/bin/answer.py?hl=fr&hlrm=en&answer=95647
Pour Firefox™ : https://support.mozilla.org/fr/kb/activer-desactiver-cookies-preferences
Pour Opera™ : http://help.opera.com/Windows/10.20/fr/cookies.html
4.3.2 Vos choix exprimés en ligne auprès de plateformes interprofessionnelles
S’agissant des cookies publicitaires, vous pouvez également vous pouvez vous connecter au site Youronlinechoices, proposé par les professionnels de la publicité digitale regroupés au sein de l’association européenne EDAA (European Digital Advertising Alliance) et géré en France par l’Interactive Advertising Bureau France.
Vous pourrez ainsi connaître les entreprises inscrites à cette plate-forme et qui vous offrent la possibilité de refuser ou d'accepter les cookies utilisés par ces entreprises pour adapter à vos informations de navigation les publicités susceptibles d'être affichées sur votre Terminal : http://www.youronlinechoices.com/fr/controler-ses-cookies/.
Cette plate-forme européenne est partagée par des centaines de professionnels de la publicité sur Internet et constitue une interface centralisée vous permettant d'exprimer votre refus ou votre acceptation des cookies susceptibles d'être utilisés afin d'adapter à la navigation de votre Terminal les publicités susceptibles d'y être affichées. Notez que cette procédure n'empêchera pas l'affichage de publicités sur les sites Internet que vous visitez. Elle ne bloquera que les technologies qui permettent d'adapter des publicités à vos centres d'intérêts.
4.4 Si vous partagez l'utilisation de votre Terminal avec d'autres personnes
Si votre Terminal est utilisé par plusieurs personnes et lorsqu’un même Terminal dispose de plusieurs logiciels de navigation, nous ne pouvons pas nous assurer de manière certaine que les services et publicités destinés à votre Terminal correspondent bien à votre propre utilisation de ce Terminal et non à celle d'un autre utilisateur de ce Terminal.
Le cas échéant, le partage avec d’autres personnes de l’utilisation de votre Terminal et la configuration des paramètres de votre navigateur à l'égard des cookies, relèvent de votre libre choix et de votre responsabilité.
Pour plus d’information sur les cookies et leur utilisation, vous pouvez consulter le dossier de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés à l’adresse suivante : https://www.cnil.fr/fr/siteweb-cookies-et-autres-traceurs
V. SÉCURITÉ DE PAIEMENT
Les paiements effectués par carte bancaire seront réalisés par le biais d'un système sécurisé qui utilise le protocole SSL (Secure Socket Layer) de telle sorte que les informations transmises sont cryptées par un logiciel et qu’aucun tiers ne peut en prendre connaissance au cours du transport sur le réseau.
CODE D’ÉTIQUETTE WHITE 1921
Afin d’assurer la tranquillité et la confidentialité de chacun et d’être en conformité avec les nouvelles lois européennes sur la protection des données personnelles, nos hôtes sont priés de bien vouloir prendre connaissance du code d’étiquette White 1921 et de le respecter tout au long de leur séjour :
• Respect des lois, traditions et pratiques culturelles et religieuses du pays ;
• Respect des termes contractuels et des conditions générales de paiement avant, pendant et après le séjour pour l’ensemble des produits et services consommés ;
• Respect de la vie privée, dignité, intégrité physique et morale de tout employé et hôte séjournant au sein de l’hôtel, en toutes circonstances ;
• Utilisation appropriée des installations de l’hôtel, évitant toute dégradation volontaire ou involontaire de celles-ci et respectant la tranquillité des autres hôtes ;
• De manière plus générale, éviter tout comportement immoral, illégal, indécent, inapproprié ou allant à l’encontre de la morale, l’ordre public et la législation locale, incluant par exemple, de manière non restrictive, l’abus verbal, les gestes obscènes ou abusifs, la violence physique, les actes répréhensibles, la consommation de drogues, l’abus d’alcool ou tout autre comportement qui pourrait être source de nuisance auprès des autres hôtes.
Toute atteinte au code d’étiquette entraînera une notification auprès de la direction locale et centrale des hôtels White 1921, et pourra conduire à des actions correctives ou préventives selon la nature de l’infraction, allant de la restriction d’accès aux hôtels du groupe à la mise en place de conditions particulières pour de futures réservations telles que le prépaiement total du séjour par exemple. Pour toute question concernant l’application du code d’étiquette, pour transmettre des informations au sujet d’un rapport précis ou pour exercer votre droit d’accès, de rectification ou de suppression de vos données personnelles, veuillez envoyer votre demande à dataprivacy@white1921.com