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Poste recherché :
Assistant(e) de direction
Référence : n°37707
Ville : Paris
Pays : France
Contrat : CDI
Date de début du contrat : Dès que possible
Salaire : Selon profil
Expérience : expérimenté
Statut du poste : Agent de maîtrise
Catégorie du poste : Administration / Assistanat de Direction
Date de mise en ligne : 18/06/2018
Offre toujours d'actualité pour la semaine du 16/07/2018


Hôtel Raphael

Nombre de chambres et suites : 83
Site internet

Hôtel Raphael Paris recrute...

Assistant(e) de direction (H/F)



DESCRIPTIF DE L'OFFRE
Missions générales
  • Assister le Directeur Général dans la gestion de son agenda,
  • Assurer l'organisation du secrétariat en accord avec la Direction, notamment dans la gestion des temps (via Arpège),
  • Suivre les remontées clients, les contacts privilégiés,
  • Suivre les échéanciers notamment dans la gestion des contrats de maintenance et des déclarations type Sacem,
  • Traiter le courrier et diffuser de documents pour la communication interne,
  • Assurer en coordination avec le Directeur de l’hôtel, le suivi des mails qui lui sont adressés, l'alerter sur les priorités, prendre l'initiative des réponses et du traitement de ces mails avec discernement,
  • Rédiger les P.V. des réunions de directions, chefs de service…
  • Participer aux débriefings quotidiens, prendre connaissance des arrivées, des clients VIP, préparer les mots d'accueil si nécessaire,
  • Etre susceptible de représenter le directeur auprès de clients,
  • Gérer un certain nombre de taches administratives telle que suivi des comptes débiteurs, déclarations auprès des compagnies d'assurance…
  • Gérer l'intendance du secrétariat de direction,
  • Participer à certaines tâches opérationnelles telles que inspections de chambres, contrôles d’hygiène…
  • Elaborer la newsletter dont la fréquence est à définir,
  • Gérer les débiteurs journaliers et mensuels de la réception, suivre la balance débitrice avec le chef de réception et le service restauration/banquets, effectuer des relances, et procéder à des mises en contentieux le cas échéant,
  • Déclarer et suivre les sinistres auprès de notre compagnie d’assurance
  • Participer à l’organisation des conseils d’administration.
 
 
Qualité : un axe stratégique de l’Entreprise
 
  • Effectuer les synthèses des sondages qualité, définir des plans d'actions correctives et préventives en liaison avec les chefs de service, faire le suivi de leur bonne exécution…
  • Analyser tous les vecteurs d'information de la qualité perçue par la clientèle, assurer une mesure des indicateurs,
  • Participer à la réalisation d'audits internes.
  • Initier ou participer à l'élaboration de procédures opérationnelles lorsqu'elles sont utiles à l'amélioration de la qualité: matériel, service…
  • Faire preuve d'imagination et de créativité dans toutes les formes de gestion de la qualité.
 
 
COMPETENCES ET SAVOIR ETRE
 
Une expérience significative en secrétariat Général (la connaissance de l’Hôtellerie Restauration est impérative),
  • Bonne présentation, Bonne expression écrite et verbale,
  • Anglais courant (Lu, écrit et parlé),
  • Maîtrise de l’outil Informatique du pack Office,
 
 

PROFIL RECHERCHÉ
Qualités personnelles / Personnalité
  • Diplomatie, discrétion et confidentialité,
  • Sens du Relationnel, Communication avec les Clients, les Collaborateurs et l’Encadrement,
  • Sens de l’Organisation, Méthodique,
  • Flexibilité, Disponibilité, Capacité d’Adaptation,
  • Sait faire preuve de leadership et sens du management,
  • Bonne culture générale,
  • Réactivité,
  • Autonome.


PRÉSENTATION DE LA SOCIÉTÉ
Les HÔTELS BAVEREZ, groupe hôtelier Parisien depuis 1901 représente le luxe à la française. Idéalement situé à deux pas des Champs Élysées et de l’Arc de Triomphe, l'Hôtel RAPHAEL bénéficie d’une situation privilégiée au cœur de la capitale française. Le groupe est issu d’une longue tradition familiale de l’hôtellerie haut de gamme qui regroupe également l’Hôtel Regina et le Majestic Hôtel-Spa où se mêlent luxe et raffinement.


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Hôtel Raphael Paris
Service recrutement
Référence Journal des Palaces n°37707
17, Avenue Kléber
75116 Paris




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Les questions souvent posées
Ce poste est-il toujours à pourvoir ?Nous demandons aux recruteurs de retirer les annonces lorsqu'elles sont pourvues. De plus, chaque lundi, nous envoyons à tous les hôtels et restaurants la liste de leurs offres en cours pour qu'ils vérifient si elles sont toujours d'actualité et que la liste soit bien à jour. Enfin, chaque vendredi, nous mettons hors ligne les offres de plus de trois mois. Donc normalement, oui, le recrutement pour ce poste est toujours en cours.
Si toutefois vous aviez une information contraire, nous contacterions l'hôtel pour en savoir plus.

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Que dois-je faire ?
Chaque établissement a son propre processus et les délais pour finaliser un recrutement varient selon ces procédures internes. Notre rôle se concentre sur la mise en ligne de l'offre et sa circulation via nos réseaux. Nous n'intervenons pas dans le recrutement. Nous vous recommandons de contacter l'établissement par téléphone une semaine après avoir postulé, cela vous permet une prise de contact, montrer votre intérêt pour le poste, savoir ce que le recruteur a pensé de votre candidature et poser des questions sur le processus de recrutement.



IMPORTANT : prière de ne pas contacter le Journal des Palaces pour des questions concernant les offres, notamment pour connaître la suite donnée à votre candidature. Nous vous remercions de contacter directement le recruteur.


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